La mayoría de los documentos que se utilizan en un entorno administrativo se encuentran todavía en formato papel. Ejemplos de este tipo de documentos son contratos, facturas, albaranes, extractos bancarios, informes y documentación técnica
Independientemente de la cantidad de documentos que se tengan los problemas que se generan son los mismos:
- Disposición de un espacio físico para el almacenaje de la documentación en continuo crecimiento y que no siempre es el más adecuado.
- Pérdida de tiempo en la localización física de un documento, bien por no estar bien catalogado, bien por existir un volumen considerable, bien por no disponer de recursos suficientes. Y más grave aún es el no encontrar el documento.
- Deteriodo de la documentación con el paso del tiempo debido a la constitución química del propio documento, conocido como acidez, por la exposición ambiental, traslados por mudanzas, desastres etc.
Estos y otros problemas se resuelven con una adecuada Gestión Documental que permita:
- Tener catalogada la información y la posibilidad de recatalogaciones futuras.
- Almacenaje de cantidades inmensas de documentos en formato digital provenientes de formato en papel u otro tipo de formatos como ficheros ofimáticos, multimedia, texto, correos electrónicos etc.
- Recuperación inmediata de una información o grupo de informaciones por múltiples conceptos.
- Recuperación de los documentos en su formato original junto con su catalogación.
- Integración con otros sistemas de Gestión Documental o ERP's, contables, etc.
- Incorporación de nuevos documentos digitalizados o provenientes de otras herramientas (ficheros ofimáticos, multimedia, correos elctrónicos etc.)
Damos soluciónes con nuestros servicios de :
- Ditalización Certificada masiva de documentación en papel en cualquier formato como libros, planos etc.
- Tratamiento archivístico de la documentación: Clasificación, catalogación, expurgo e Indexación.
- Indexación adicional por Reconocimiento Optico de Caracteres (OCR).
- Procesos COLD: de la información generada por sistemas de gestión (listados de facturas, recibos, informes etc) somos capaces de generar una base de datos documental, mostrando cada documento con su plantilla original. Se pueden almacenar millones de documentos ya que la plantilla se almacena una sóla vez y se sobrepone en la información generada.
- Creación de Bases de Datos Documentales con todo tipo de documentos (digitalizaciones, ficheros ofimáticos, cad, texto, multimedia).
- Software de consulta gratuito, sin licencias ni mantenimientos, de última generación que le permitirá recuperar la documentación en su formato original, realizar búsquedas por cualquier dato y encontrar miles de documentos en milisegundos.
- Le recogemos y entregamos la documentación en sus oficinas.
- Conversión y duplicación de los soportes físicos.
- Microfilmación.
- Custodia de la información: Durante el procesado de la información custodiamos sus documentos. Adicionalmente para grandes cantidades disponemos de acuerdos de colaboración con empresas de Custodia de reconocido prestigio.
